Los
avances
en la gestión del dinero impulsados por los programas informáticos e Internet no sólo ofrecen alternativas sin papel para planificar y hacer un seguimiento de los ahorros, los gastos y las inversiones, sino que facilitan el manejo de las finanzas en caso de emergencia. Si está pensando en reajustar sus registros, he aquí algunos pasos para empezar.
Piensa primero en los objetivos financieros.
Antes de abordar la tarea de reorganizar sus registros financieros, piense en sus objetivos financieros actuales y en los cambios que podrían proporcionarle mejores datos y eficacia para alcanzarlos. Es posible que desee un sistema que realice un seguimiento de los gastos, ahorros, presupuestos y pagos de deudas a tiempo. Si ya cuenta con ese sistema, es posible que desee obtener información más detallada sobre la jubilación o el fondo para la universidad de su hijo. Considere involucrar a sus asesores financieros y de impuestos en la conversación y ver qué sugerencias tienen.
Cree un sistema que facilite la ayuda de sus seres queridos y de los profesionales financieros en caso de emergencia. Si algo le sucediera, ¿podría un ser querido manejar fácilmente sus finanzas? Al organizarse, siempre tenga en cuenta a su cónyuge, hijos y/o albacea. Considere crear un archivo ICE, abreviatura de "En caso de emergencia", y permita que sus representantes lo vean con anticipación. En papel o en un documento de computadora u hoja de cálculo, su archivo ICE debe ser una guía o índice útil para encontrar lo siguiente rápidamente:
Sepa qué documentos impresos necesita conservar o triturar.
Estas son algunas reglas generales:
Conservar
: Todos los documentos relacionados con los impuestos de hasta siete años, incluidas las declaraciones de impuestos anuales; las declaraciones que muestren una ganancia o la venta de un valor o la compra o venta de un activo importante como bienes inmuebles; documentos hipotecarios, títulos de vehículos y pólizas de seguro; copias múltiples de certificados de nacimiento y defunción; licencias de matrimonio y sentencias de divorcio; escrituras y títulos de propiedad.
Triturar
: Con el aumento del robo de identidad, generalmente es mejor triturar los documentos financieros antes de que vayan a la basura. Después de registrar todas las transacciones, triture de inmediato los recibos de la tienda y del cajero automático y los estados de cuenta de la tarjeta de crédito. Después de un año, triture los estados de cuenta bancarios mensuales a menos que usted o un miembro de su familia estén cerca de calificar para los beneficios estatales de Medicaid. Los estados generalmente requieren que los solicitantes guarden los estados de cuenta bancarios y de inversión entre tres y cinco años para calificar.
Los documentos y directivas patrimoniales
por lo general, deberán mantenerse en su forma original en papel en un lugar seguro y accesible con copias según se recomienda. Otros documentos se pueden escanear digitalmente para su impresión según sea necesario. Muchas impresoras todo en uno tienen una función de escaneo de documentos y en la actualidad, también hay aplicaciones de escaneo disponibles para teléfonos inteligentes.
Finalmente, no importa cómo revise su mantenimiento de registros,
cree un sistema de respaldo
. Si está casado con los documentos impresos, considere guardar copias en un lugar seguro fuera del sitio o con un amigo o pariente de confianza. Si se ha cambiado a lo digital, los discos duros externos o el almacenamiento en la nube son posibilidades. Sobre todo, proteja toda la información de la contraseña y revise periódicamente sus informes crediticios durante todo el año para monitorear posibles filtraciones de información.
En resumen:
Cree un sistema de mantenimiento de registros financieros que no solo le ahorre tiempo y dinero, sino que también lo ayude a alcanzar sus metas financieras más rápido.
Compartir